MOTIFS DE LA DÉCISION
Sur la recevabilité de la requête en déféré
Aux termes de l'article 913-8 du code de procédure civile, les ordonnances du conseiller de la mise en état peuvent être déférées à la cour dans les quinze jours de leur date lorsqu'elles ont pour effet de mettre fin à l'instance, ou notamment, lorsqu'elles statuent sur la caducité de la déclaration d'appel.
En l'espèce, l'ordonnance d'incident du 23 octobre 2025 ayant prononcé la caducité de la déclaration d'appel régularisée le 23 décembre 2024, la requête formée le 4 novembre 2025 est recevable.
Sur le bien-fondé du déféré
Il résulte de l'article 902 du code de procédure civile, dans sa version applicable au litige, que lorsque l'intimé n'a pas constitué avocat, l'appelant doit, à peine de caducité de la déclaration d'appel, procéder à la signification de cette déclaration dans le délai d'un mois à compter de l'avis adressé par le greffe.
Il appartient à l'appelant, qui invoque un empêchement, d'en rapporter la preuve.
En l'espèce, l'avis d'avoir à signifier a été adressé par le greffe le 31 janvier 2025 à 16h34 et un avis de réception a été généré le même jour à 17h18 (pièce n° 3 de l'appelante), établissant la réception de ce message sur la boîte RPVA de son conseil'; le délai d'un mois expirait ainsi le 28 février 2025.
L'appelante soutient qu'un dysfonctionnement du RPVA, caractérisé par la réception du message «'déjà ouvert'», ainsi que l'absence de son conseil liée à un séjour à l'étranger du 30 janvier au 18 février 2025 (pièces n° 5 et 6 de l'appelante), qui indique ne pas avoir eu en sa possession sa clé RPVA et sans possibilité de délégation, l'auraient placée dans l'impossibilité d'agir, ce qui constitue un cas de force majeure.
Toutefois, d'une part, la seule allégation d'un message reçu «'déjà ouvert'», qui n'est pas corroborée par un constat technique ou tout élément caractérisant une anomalie, ne suffit pas à établir l'existence d'un dysfonctionnement du RPVA. L'avis de réception automatique versé aux débats atteste de la remise du message sur la boîte professionnelle de l'avocat, sans qu'il soit établi qu'un incident technique en aurait altéré l'intégrité ou empêché son accès.
D'autre part, selon la jurisprudence constante, si la circonstance invoquée par la partie qui n'a pas respecté le délai prévu, ne lui est pas imputable et revêt pour elle un caractère insurmontable, au cas d'espèce, l'absence temporaire du conseil de l'appelante du territoire français pour des motifs personnels, ne constitue pas en elle-même un cas de force majeure, dès lors qu'elle ne revêt pas un caractère irrésistible et insurmontable rendant objectivement impossible l'accomplissement de la diligence requise, dans la mesure où, à son retour le 18 février 2025, le délai pour signifier n'était pas expiré. Il n'est ainsi pas démontré que l'appelante se soit trouvée dans une impossibilité absolue d'agir dans le délai, celui-ci expirant le 28 février 2025.
La caducité prévue par l'article 902 du code de procédure civile, qui constitue une sanction en cas de non-respect du délai imparti, a donc été justement prononcée.
Enfin, l'application de cette disposition poursuivant un objectif de bonne administration de la justice et de célérité de la procédure d'appel, ne porte pas une atteinte disproportionnée au droit d'accès au juge et au principe du procès équitable, dès lors que l'appelante disposait d'un délai de dix jours à son retour de l'étranger pour accomplir la diligence requise et n'établit pas l'existence d'un empêchement insurmontable.
Il convient en conséquence de confirmer l'ordonnance déférée.