Accord du 5 juillet 2002 relatif au certificat de qualification professionnelle secrétariat juridique

Certificat de qualification professionnelle : secrétariat juridique

Référentiel de certification

(juin 2002)

Conditions d'obtention du CQP "Secrétariat juridique"
L'emploi de secrétaire juridique auquel le CQP secrétariat juridique permet de prétendre est constitué des 5 activités professionnelles suivantes :
- rédaction, saisie et envoi des courriers ;
- gestion et suivi de l'agenda ;
- constitution, suivi et classement des dossiers ;
- réalisation d'actes et d'opérations simples ;
- saisie des actes.
I. - Le CQP "Secrétariat juridique" s'obtient :
1. Soit par évaluation certificative réalisée au terme d'un parcours de formation par alternance d'une durée totale de 700 heures et constitué de 7 unités capitalisables :
- environnement professionnel, d'une durée de 120 heures ;
- techniques de secrétariat, d'une durée de 55 heures ;
- bureautique et nouvelles technologies, d'une durée de 120 heures ;
- techniques d'expression écrite et orale, d'une durée de 120 heures ;
- droit, d'une durée de 210 heures ;
- comptabilité, d'une durée de 35 heures ;
- langue étrangère, d'une durée de 40 heures.
Seuls peuvent suivre le dispositif de formation de 700 heures les personnes titulaires d'un niveau bac à bac + 2, quelle que soit la filière dans laquelle a été suivie cette formation initiale (généraliste, juridique ou technique) ;
2. Soit par évaluation certificative réalisée au terme d'un parcours de formation continue portant sur les 7 unités capitalisables citées au point I.1 ;
3. Soit par validation des acquis de l'expérience.
II. - Les conditions d'accès à la qualification
1. Peuvent se présenter à l'évaluation certificative les candidats qui ont suivi le cursus de formation préparatoire en alternance d'une durée totale de 700 heures (voir les modalités de l'évaluation certificative) ; une tolérance de 10 % d'absence justifiée est accordée.
2. Peuvent se présenter à l'évaluation certificative les candidats qui ont suivi le cursus de formation continue validé par les organismes de formation reconnus par la CPNE des cabinets d'avocats.
3. Peuvent bénéficier d'une procédure de validation des acquis de l'expérience les salariés justifiant d'une expérience minimale de 3 ans dans l'emploi visé.
I. - Détermination des critères de certification de chacune des unités capitalisables du cursus de formation
pour l'obtention du CQP secrétariat juridique
Environnement professionnel

Environnement professionnel

ACTIVITÉ
SAVOIR-FAIRE
SAVOIRS THÉORIQUES
STANDARDS ET MÉTHODES

Rédaction, saisie et envoi des courriers.
Déontologie.
Les différents acteurs de la justice, leur rôle.
Vocabulaire juridique et judiciaire.
Liste des pièces en communication.
Liste des pièces et informations à adresser au client.

Gestion et suivi de l'agenda.
Organiser le planning de l'avocat en tenant compte des délais de procédure et des dates de plaidoirie.
Déontologie.
Les différents acteurs de la prodécure et leur rôle.
Calendrier des procédures.

Constitution, suivi et classement des dossiers.
Déontologie.
Les différentes étapes de la procédure et son déroulement.
Vocabulaire juridique et judiciaire.
Règles de présentation d'un dossier de plaidoirie.
Pièces constitutives d'un dossier.

Réalisation d'actes et d'opérations simples.
Les procédures administratives.
Vocabulaire juridique et judiciaire.
Modèles d'actes simples.
Formulaires administratifs.
Annuaires.

Saisie des actes.
Vocabulaire juridique et judiciaire.
Modèles d'actes, trames et mentions complémentaires.

Techniques de secrétariat

ACTIVITÉ
SAVOIR-FAIRE
SAVOIRS THÉORIQUES
STANDARDS ET MÉTHODES

Rédaction, saisie et envoi des courriers.
Prendre des notes.
Règles de présentation des courriers.
Formules usuelles de correspondance.
Procédure de contrôle, de validation et d'enregistrement des courriers.

Gestion et suivi de l'agenda.
Organiser le planning de l'avocat : audiences, RDV et déplacements.
Procédure de contrôle au niveau du suivi de l'agenda.

Constitution, suivi et classement des dossiers.
Classer les dossiers.
Classement par cote et sous-cote.

Réalisation d'actes et d'opérations simples.
Renseigner un formulaire.
Procédure de contrôle et de validation des actes et opérations simples.

Saisie des actes.
Mettre en forme un acte.
Procédures de contrôle, de validation et d'enregistrement des actes.

Bureautique et nouvelles technologies

ACTIVITÉ
SAVOIR-FAIRE
SAVOIRS THÉORIQUES
STANDARDS ET MÉTHODES

Rédaction, saisie et envoi des courriers.
Maîtriser la dactylographie.
Utiliser un progiciel.
Utiliser un traitement de texte.
Les outils de correction, de mise en forme et de mise en page.
Les courriers types.
Le protocole de saisie.

Gestion et suivi de l'agenda.
Utiliser un logiciel de gestion d'activité (type Outlook).

Constitution, suivi et classement des dossiers.
Utiliser un progiciel.

Réalisation d'actes et d'opérations simples.
Utiliser un progiciel.
Utiliser un traitement de texte.
Utiliser un tableur.
Les outils de mise en forme et les formules de calcul simple.

Saisie des actes.
Maîtriser la dactylographie.
Utiliser un progiciel.
Utiliser un traitement de texte.
Le mode plan et l'utilisation des styles.
Les modèles d'actes.

Techniques d'expression orale et écrite

ACTIVITÉ
SAVOIR-FAIRE
SAVOIRS THÉORIQUES
STANDARDS ET MÉTHODES

Rédaction, saisie et envoi des courriers.
Rédiger et mettre en forme des courriers simples d'accompagnement.
Formules usuelles de correspondance.
Orthographe et syntaxe.

Gestion et suivi de l'agenda.
Communiquer par téléphone avec les différents interlocuteurs de la profession.
Transmettre des messages.
Techniques de communication : l'écoute, la reformulation, la transmission de l'information.
Procédure de prise de RDV.

Constitution, suivi et classement des dossiers.
Traiter les demandes d'information de 1er niveau.

Réalisation d'actes et d'opérations simples.
Orthographe et syntaxe.

Saisie des actes.
Orthographe et syntaxe.

Droit

ACTIVITÉ
SAVOIR-FAIRE
SAVOIRS THÉORIQUES
STANDARDS ET MÉTHODES

Rédaction, saisie et envoi des courriers.

Gestion et suivi de l'agenda.
Les délais associés aux procédures.
Les délais légaux usuels.
Calendrier des procédures.

Constitution, suivi et classement des dossiers.
Collecter et contrôler les pièces des dossiers.
Les différentes juridictions.
Les délais et le calendrier associés aux procédures.

Réalisation d'actes et d'opérations simples.
Rédiger un acte simple.
Mettre au rôle.
Les actes simples.
Les opérations simples.
Les différentes juridictions.
Les différentes formes juridiques des sociétés.

Saisie des actes.
Créer des actes à partir d'actes types.
Contrôler la cohérence et la conformité de l'acte.
Les actes : principes et fonctions.

Comptabilité

ACTIVITÉ
SAVOIR-FAIRE
SAVOIRS THÉORIQUES
STANDARDS ET MÉTHODES

Rédaction, saisie et envoi des courriers.

Gestion et suivi de l'agenda.

Constitution, suivi et classement des dossiers.

Réalisation d'actes et d'opérations simples.
Echéancier des honoraires.

Saisie des actes.
Notions comptables : calcul d'intérêt, frais de procédures, TVA, salaires bruts et nets...

II. - Détermination des critères de validation des acquis de l'expérience pour l'obtention du CQP "Secrétariat juridique"
Rédaction, saisie et envoi des courriers

ACTIVITÉ
SAVOIR-FAIRE
SAVOIRS THÉORIQUES
STANDARDS ET MÉTHODES

Environnement professionnel.
Déontologie.
Les différents acteurs de la justice, leur rôle.
Vocabulaire juridique et judiciaire usuel.
Liste des pièces en communication.
Liste des pièces et informations à adresser au client.

Techniques de secrétariat.
Prendre des notes.
Règles de présentation des courriers.
Formules usuelles de correspondance.
Procédures de contrôle, de validation et d'enregistrement des courriers.

Bureautique et nouvelles technologies.
Maîtriser la dactylographie.
Utiliser un progiciel.
Utiliser un traitement de texte.

Techniques d'expression orale et écrite.
Rédiger et mettre en forme des courriers simples d'accompagnement.
Formules usuelles de correspondance.
Orthographe et syntaxe.

Droit.

Comptabilité.

Gestion et suivi de l'agenda

ACTIVITÉ
SAVOIR-FAIRE
SAVOIRS THÉORIQUES
STANDARDS ET MÉTHODES

Environnement professionnel.
Organiser le planning de l'avocat en tenant compte des délais de procédures et des dates de plaidoiries.
Les différents acteurs de la procédure et leur rôle.
Déontologie.
Calendrier des procédures.

Techniques de secrétariat.
Organiser le planning de l'avocat : audiences, RDV, déplacements.
Procédure de contrôle au niveau du suivi de l'agenda.

Bureautique et nouvelles technologies.

Techniques d'expression orale et écrite.
Communiquer par téléphone avec les différents interlocuteurs de la profession.
Techniques de communication.
Procédure de prise de RDV.

Droit.
Les délais associés aux procédures.
Les délais légaux usuels.
Calendrier des procédures.

Comptabilité.

Constitution, suivi et classement des dossiers

ACTIVITÉ
SAVOIR-FAIRE
SAVOIRS THÉORIQUES
STANDARDS ET MÉTHODES

Environnement professionnel.
Déontologie.
Vocabulaire juridique et judiciaire.
Les différentes étapes de la procédure et son déroulement.
Règles de présentation d'un dossier de plaidoirie.
Pièces constitutives du dossier.

Techniques de secrétariat.
Classer les dossiers.
Classement par cote et sous-cote.

Bureautique et nouvelles technologies.
Utiliser un progiciel.

Techniques d'expression orale et écrite.
Traiter les demandes d'information de 1er niveau.

Droit.
Collecter et contrôler les pièces du dossier.
Les différentes juridictions.
Les délais et le calendrier associés aux procédures.

Comptabilité.

Réalisation d'actes et d'opérations simples

ACTIVITÉ
SAVOIR-FAIRE
SAVOIRS THÉORIQUES
STANDARDS ET MÉTHODES

Environnement professionnel.
Les procédures administratives.
Vocabulaire juridique et judiciaire.
Modèles d'actes simples.
Formulaires administratifs.
Annuaires.

Techniques de secrétariat.
Renseigner un formulaire.
Procédure de contrôle et de validation des actes et opérations simples.

Bureautique et nouvelles technologies.
Dactylographie.
Utiliser un progiciel.
Utiliser un traitement de texte.

Techniques d'expression orale et écrite.
.
Orthographe et syntaxe.

Droit.
Rédiger un acte simple.
Mettre au rôle.
Les actes simples.
Les opérations simples.
Les différentes juridictions.
Les différentes formes juridiques des sociétés.

Comptabilité.
Echéancier des honoraires.

Saisie des actes

ACTIVITÉ
SAVOIR-FAIRE
SAVOIRS THÉORIQUES
STANDARDS ET MÉTHODES

Environnement professionnel.
Vocabulaire juridique et judiciaire.
Modèle d'actes, trames et mentions complémentaires.

Techniques de secrétariat.
Mettre en forme un acte.
Procédure de contrôle, de validation et d'enregistrement des actes.

Bureautique et nouvelles technologies.
Maîtriser la dactylographie.
Utiliser un progiciel.
Utiliser un traitement de texte.

Techniques d'expression orale et écrite.
.
Orthographe et syntaxe.

Droit.
Créer des actes à partir d'actes types.
Contrôler la cohérence et la conformité de l'acte.
Les actes : principes et fonctions.

Comptabilité.
Notions comptables : calcul d'intérêts, frais de procédures, TVA, salaires bruts et nets.

III. - Modalités de l'évaluation certificative du CQP
L'évaluation du cursus de formation se fait à partir des 3 modalités suivantes :
- un contrôle continu réalisé par les organismes de formation sur chacune des unités capitalisables qui représente 50 % de la note finale globale. A chacune des unités capitalisables est attribué le coefficient suivant :
- droit : coef. 3 ;
- environnement professionnel : coef. 2 ;
- bureautique : coef. 2 ;
- techniques de secrétariat : coef. 1 ;
- expression écrite et orale : coef. 2 ;
- comptabilité : coef. 1 ;
- langue étrangère : coef. 1 ;
- pour les contrats de formation en alternance (contrats de qualification), un validation des acquis de la formation interne, réalisée au sein de l'entreprise par le tuteur du bénéficiaire de la formation, qui représente 20 % de la note finale globale (voir proposition d'outil d'évaluation).
N.B. - Il conviendra d'envisager une solution de rechange dans le cas où l'entreprise tutrice ne confierait par au jeune en CQ l'ensemble des activités constitutives de l'emploi ;
- une épreuve finale sous la forme d'un mémoire professionnel rédigé et présenté à l'oral par le candidat devant un jury. Cette épreuve représente 30 % de la note finale globale. Le jury est composé d'un représentant de la branche professionnelle, d'un représentant de l'organisme de formation ENADEP et d'un représentant de l'organisme de formation spécialisé dans le secrétariat au sein duquel le candidat aura suivi son parcours de formation. Pour la notation du mémoire professionnel, l'écrit représente 50 % de la note et l'oral 50 % également.
IV. - Modalités de validation des acquis de l'expérience
Les modalités d'accès au CQP de secrétariat juridique par le biais de la VAE restent à définir par la branche professionnelle.

Référentiel professionnel

1. Emploi visé
Le certificat de qualification professionnelle (CQP) de secrétaire juridique basé sur la convention collective nationale du travail du 20 février 1979 vise l'emploi de secrétaire juridique niveau 3, 2e échelon, coefficients 270 ou 285.
2. Contexte d'exercice des emplois
2.1. Types de cabinets
La secrétaire juridique exerce dans des cabinets d'avocats dont la nature d'activité est ou bien juridique ou bien judiciaire lorsque ces deux natures d'activité ne sont pas confondues.
Elle peut être employée au sein de structures très différentes en termes d'effectifs, d'organisations, de nature d'activités, notamment de cabinets spécialisés ou généralistes.
2.2. Variabilité des emplois
Les différents modes d'exercice de la profession d'avocat et d'organisation des cabinets influent sur l'éventail des tâches confiées à la secrétaire juridique, laquelle peut être amenée à exercer tout ou partie des tâches constitutives du référentiel d'activités et de compétences de la secrétaire juridique.
2.3. Repérage des emplois en amont et en aval
Le métier de secrétaire juridique s'inscrit à un niveau intermédiaire se situant entre celui d'employé de bureau et ceux d'assistante juridique et de clerc.
2.4. Progression dans l'emploi
Conformément aux dispositions de la convention collective, le métier de secrétaire juridique répond à l'objectif de progression dans la fonction ; les voies possibles de cette progression sont soit l'acquisition et/ou le développement d'une expertise technique, soit des compétences en matière d'encadrement.
2.5. Respect du secret professionnel
La secrétaire juridique remplit sa mission dans le strict respect du secret professionnel imposé à la profession.
2.6. Evolutions de l'emploi et prospective
La CPNE met en place un dispositif de veille pour garantir l'adaptation du CQP de secrétaire juridique à l'évolution de la branche et de l'environnement.
3. Activités professionnelles
3.1. Activités professionnelles relevant du coeur du métier
Les activités listées ci-dessous constituent le coeur de métier de la secrétaire juridique.
La secrétaire juridique qualifiée :
- assure la gestion et le suivi de l'agenda du cabinet ;
- constitue les dossiers, assure le suivi et le classement des dossiers ;
- saisit les actes ;
- réalise les actes et les opérations simples ;
- rédige, saisit et assure l'envoi des courriers.
3.2. Activités professionnelles complémentaires
Au-delà des activités professionnelles constituant son coeur de métier, la secrétaire juridique qualifiée peut être amenée à exercer d'autres activités.
Ces activités peuvent être réparties sur plusieurs opérateurs, selon les modes d'organisation adoptés par les entreprises. Elles ne font pas l'objet d'une qualification en tant que telle. Par contre, elles mobilisent des compétences complémentaires, pouvant donner lieu ou non à une reconnaissance.
La secrétaire juridique qualifiée peut exercer les activités complémentaires suivantes :
- elle assure l'accueil et le standard du cabinet ;
- elle réalise les achats de fournitures pour le compte du cabinet ;
- elle ouvre et enregistre le courrier du cabinet ;
- elle classe la documentation du cabinet ;
- elle contrôle le paiement des frais et honoraires du cabinet ;
- elle archive les dossiers clients.
Liste détaillée des activités professionnelles relevant du coeur de métier

FONCTION
DÉTAIL DES ACTIVITÉS

Elle assure la gestion et le suivi de l'agenda du cabinet.
Elle organise le planning de l'avocat en tenant compte des délais de procédure et des dates de plaidoirie.
Elle reporte et anticipe les échéances liées à l'activité.
Elle prend les rendez-vous et les saisit sur informatique et sur papier.
Elle met en place des procédures de contrôle pour le suivi de l'agenda.
Elle organise les déplacements de l'avocat.

Elle constitue les dossiers, assure le suivi et le classement des dossiers.
Elle saisit les informations relatives aux dossiers à l'aide ou non d'un logiciel professionnel.
Elle classe les dossiers.
Elle organise les dossiers par cotes et sous-cotes.
Elle collecte les pièces nécessaires à la constitution du dossier : état civil, cadastre, copies d'actes, documents fiscaux, fiches de propriétaire, fiches d'immeubles, K-bis, chambre des métiers, statuts de sociétés, rapports d'expertises.
Elle contrôle les pièces avant classement.
Elle met à jour les coordonnées des interlocuteurs (par exemple : clients, confrères adverses, professions connexes).
Elle traite les demandes d'informations de 1er niveau, lequel est déterminé par le cabinet.

Elle saisit les actes.
Elle met en forme les actes à partir d'un document écrit ou enregistré sur dictaphone, à l'aide ou non d'un logiciel professionnel.
Elle crée des actes à partir de modèles d'actes, de trames et de mentions complémentaires.
Elle contrôle la cohérence et la conformité des actes saisis (coordonnées, dates, orthographe, montants).
Elle soumet pour validation les actes saisis à l'avocat.
Elle sauvegarde et classe les actes saisis.
Elle actualise les modèles d'actes en fonction des demandes de l'avocat.

Elle réalise les actes et les opérations simples.
Elle renseigne des formulaires.
Elle rédige des actes simples : assignation, placet, requête, mise au rôle, compte rendu d'assemblée générale, mise en demeure, constitution, communication de pièces, sommation, certificat de non-appel, signification, etc.
Elle réalise des opérations simples : convocation d'assemblée générale, levée des extraits de cadastre.
Elle mandate des huissiers.
Elle met au rôle.
Elle réalise des transcriptions auprès de l'état civil.
Elle soumet pour validation les actes réalisés à l'avocat.

Elle rédige, saisit et assure l'envoi des courriers.
Elle saisit et met en forme des documents à partir d'un document écrit ou enregistré sur dictaphone, à l'aide d'un traitement de texte.
Elle prend des notes.
Elle rédige des courriers simples d'accompagnement.
Elle contrôle la cohérence et la conformité des courriers saisis.
Elle soumet à l'avocat, pour signature, les courriers saisis.
Elle envoie les courriers en respectant les procédures d'envoi et d'affranchissement.
Elle fait des doubles des courriers envoyés pour les classer.