Audit de conformité RH et préparation défense prud'homale pour PME 🧠 Mémoire Droit du travail Création de société

## Oui : un audit précontentieux est pertinent Pour une SARL de cinq salariés relevant a priori de l’IDCC 1486, l’objectif est de vérifier à la fois la conformité générale de l’entreprise et la solidité du dossier du salarié concerné. Le CDI constitue la forme normale de la relation de travail, sauf recours justifié à un contrat à durée déterminée dans les cas prévus par la loi. [Article L1221-2 du Code du travail](/articles/code-du-travail/L1221-2) ### 1. Documents individuels à contrôler Pour le salarié concerné, réunissez notamment : - contrat de travail signé et éventuelle lettre d’engagement ; - avenants successifs ; - fiche de poste, classification, coefficient et rémunération ; - convention collective mentionnée et applicable ; - preuve de la remise des documents d’embauche ; - suivi de la période d’essai ; - relevés d’horaires, forfait en jours ou convention de forfait, le cas échéant ; - demandes de congés, absences, arrêts de travail et échanges associés ; - entretiens professionnels et entretiens annuels ; - avertissements, objectifs, évaluations et comptes rendus ; - courriels, SMS et messages professionnels utiles ; - bulletins de paie, variables, primes, heures supplémentaires et remboursements de frais. L’employeur doit remettre un bulletin de paie lors du paiement du salaire. [Article L3243-2 du Code du travail](/articles/code-du-travail/L3243-2) ### 2. Points sensibles à vérifier en priorité #### Contrat et convention collective - cohérence entre l’activité réelle, le code NAF et la convention appliquée ; - classification et rémunération minimale conventionnelle ; - durée du travail et répartition des horaires ; - clause de mobilité, confidentialité, télétravail, déplacements ou non-concurrence ; - cohérence entre le contrat, les avenants et les bulletins de paie. #### Temps de travail - système fiable de décompte des horaires ; - validation des heures supplémentaires ; - respect des repos et durées maximales ; - justification particulière en cas de forfait en jours ; - absence de travail dissimulé ou d’heures régulièrement effectuées mais non déclarées. #### Gestion disciplinaire - faits précis, datés et objectivement vérifiables ; - proportionnalité de toute sanction ; - absence de sanction fondée sur des éléments prescrits ; - respect de la procédure applicable ; - cohérence entre les reproches formulés et les pièces conservées. #### Risque de discrimination ou de harcèlement - chronologie complète des événements ; - traitement comparable des autres salariés ; - absence de mesure défavorable liée à un état de santé, une activité syndicale, une situation familiale ou un autre motif protégé ; - conservation des signalements, enquêtes et mesures prises. #### Paie et avantages - salaire conforme au contrat et à la classification ; - primes prévues ou devenues habituelles ; - congés payés ; - heures supplémentaires ; - frais professionnels ; - mutuelle, prévoyance et titres-restaurant, le cas échéant. ### 3. Constitution du dossier prud’homal Je recommande de créer une chronologie numérotée : 1. date ; 2. événement ; 3. personne concernée ; 4. document justificatif ; 5. risque juridique éventuel. Conservez les originaux et distinguez clairement : - les faits établis ; - les affirmations contestées ; - les documents manquants ; - les pièces obtenues après les faits. Les échanges électroniques doivent être conservés avec leur contexte : expéditeur, destinataire, date et éventuelles réponses. Évitez toute modification rétrospective ou reconstitution artificielle d’un document. ### 4. Ce que l’autre partie pourrait soutenir Le salarié pourrait notamment invoquer : - une classification ou une rémunération insuffisante ; - des heures supplémentaires non payées ; - une modification non consentie du contrat ; - une sanction injustifiée ou prescrite ; - une dégradation des conditions de travail ; - une discrimination ou un harcèlement ; - des manquements dans la procédure de rupture. La faiblesse habituelle des PME n’est pas l’absence totale de documents, mais l’incohérence entre le contrat, les pratiques réelles, les bulletins de paie et les échanges internes. ### 5. Méthode d’audit recommandée **Étape 1 — Gel du dossier :** ne supprimez aucun courriel, message ou fichier pertinent. Limitez les échanges informels concernant le litige. **Étape 2 — Collecte :** rassemblez le dossier individuel et les documents RH généraux. **Étape 3 — Chronologie :** reconstituez les faits sans qualifier trop rapidement le comportement du salarié. **Étape 4 — Contrôle conventionnel :** vérifiez les dispositions applicables de l’IDCC 1486, notamment la classification, les minima, le temps de travail et les procédures conventionnelles. **Étape 5 — Analyse contradictoire :** identifiez, pour chaque grief, la preuve détenue par l’entreprise et l’argument probable du salarié. **Étape 6 — Action corrective :** régularisez rapidement les anomalies objectives, sans produire de document antidaté. ### Accompagnement possible Vous pouvez joindre les documents via le bouton **« + »** à côté du champ de message, ou coller leur contenu. Je peux ensuite établir : - une grille d’audit ; - une chronologie ; - un tableau « grief / preuve / risque / action corrective » ; - la liste des pièces manquantes ; - une analyse des procédures suivies ; - un projet de courrier ou de réponse, si nécessaire. Pour un dossier complet et sensible, faites également valider l’analyse finale par un professionnel du droit. Les documents transmis ici ne sont pas conservés durablement hors Projet ; pour un suivi continu, vous pouvez les ajouter à un [Projet](#create_project).

## Organisation documentaire recommandée Je vous conseille une arborescence séparant : - les documents permanents de l’entreprise ; - les dossiers collectifs RH ; - un dossier individuel par salarié ; - les documents sensibles à accès restreint ; - les archives, avec une date de fin de conservation. ### 00 — Index et règles d’archivage - tableau maître des documents ; - responsable de chaque dossier ; - date de création ; - durée de conservation applicable ; - date de destruction prévue ; - niveau de confidentialité ; - procédure de sauvegarde et restauration ; - registre des destructions. Ne détruisez aucun document utile à un litige en cours ou prévisible. --- ## 01 — Documents administratifs et juridiques de l’entreprise ### Sous-dossiers **01.01 Société** - statuts et modifications ; - extrait Kbis ou justificatifs d’immatriculation ; - procès-verbaux et décisions des associés ; - pouvoirs et délégations ; - assurances professionnelles ; - bail ou titre d’occupation des locaux. **01.02 Activité** - contrats commerciaux importants ; - licences, autorisations et agréments ; - documents relatifs à l’activité d’ingénierie ; - contrats de sous-traitance ; - attestations d’assurance des prestataires. **01.03 Conformité** - procédures internes ; - délégations de responsabilité ; - cartographie des risques ; - contrôles et audits. --- ## 02 — Registres et affichages obligatoires - registre unique du personnel ; - registre de sécurité ; - registre des accidents bénins, s’il est utilisé ; - registre des alertes, lorsque nécessaire ; - affichages et informations communiquées aux salariés ; - preuve de la date et du contenu des affichages. Le registre unique du personnel doit être tenu dans chaque établissement employant des salariés, avec les inscriptions effectuées au moment de l’embauche. [Article L1221-13 du Code du travail]([Article L1221-13 du Code du travail](/articles/code-du-travail/L1221-13)) --- ## 03 — Recrutement et embauche Créer un sous-dossier par salarié, comprenant : - candidature et CV ; - échanges de recrutement utiles ; - promesse ou lettre d’engagement ; - contrat signé ; - DPAE et accusé de réception ; - justificatifs nécessaires à l’embauche ; - déclaration relative à la mutuelle et à la prévoyance ; - visite d’information et de prévention ou suivi médical approprié ; - remise des documents d’information au salarié ; - autorisations ou habilitations nécessaires au poste. Limitez toutefois les informations conservées à celles nécessaires à la gestion de la relation de travail. --- ## 04 — Dossiers individuels des salariés Un dossier séparé doit être créé pour chaque salarié : - contrat et avenants ; - classification, coefficient et rémunération ; - fiche de poste ; - entretiens annuels et professionnels ; - objectifs et évaluations ; - demandes de congés et absences ; - télétravail, déplacements et frais ; - formations et habilitations ; - échanges professionnels importants ; - sanctions éventuelles ; - documents liés à une rupture. ### Dossier médical séparé Les informations médicales ne doivent pas être conservées dans le dossier RH courant. Classez séparément les seuls justificatifs administratifs nécessaires, avec un accès très restreint. --- ## 05 — Paie, déclarations sociales et cotisations Par mois et par exercice : - bulletins de paie ; - états de paie ; - journal de paie ; - DSN et comptes rendus ; - justificatifs de paiement des salaires ; - justificatifs de cotisations ; - régularisations ; - échanges avec l’Urssaf, les caisses et le cabinet comptable ; - déclarations relatives à la mutuelle et à la prévoyance. Conservez une copie exploitable des déclarations transmises et la preuve de leur dépôt ou paiement. --- ## 06 — Temps de travail, congés et absences - horaires collectifs ; - plannings ; - relevés individuels du temps de travail ; - validation des heures supplémentaires ; - conventions de forfait, le cas échéant ; - repos et récupérations ; - congés payés ; - arrêts de travail et justificatifs administratifs ; - suivi des absences ; - comptes rendus de régularisation. Lorsque les salariés ne suivent pas tous le même horaire collectif, l’employeur doit établir les documents permettant de décompter la durée du travail et les repos compensateurs. [Article L3171-2 du Code du travail]([Article L3171-2 du Code du travail](/articles/code-du-travail/L3171-2)) --- ## 07 — Santé, médecine du travail et sécurité - adhésion au service de prévention et de santé au travail ; - convocations et attestations de suivi ; - aménagements de poste ; - échanges avec le médecin du travail, sans conserver d’informations médicales inutiles ; - formations sécurité ; - consignes et procédures d’urgence ; - vérifications des équipements ; - exercices et incidents. L’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé physique et mentale des travailleurs, notamment par la prévention, l’information, la formation et une organisation adaptée. [Article L4121-1 du Code du travail]([Article L4121-1 du Code du travail](/articles/code-du-travail/L4121-1)) --- ## 08 — DUERP et prévention des risques - document unique d’évaluation des risques professionnels ; - versions successives et dates de mise à jour ; - programme annuel de prévention ou plan d’actions ; - analyse des risques liés aux déplacements, aux écrans, au télétravail et aux interventions extérieures ; - preuves de communication aux salariés ; - suivi des actions correctives. Conservez toutes les versions : elles peuvent être utiles pour démontrer l’évolution de la prévention. --- ## 09 — Accidents du travail et maladies professionnelles Créer un dossier par événement : - déclaration ; - certificat ou document administratif utile ; - réserves motivées ; - échanges avec la caisse ; - enquête interne ; - témoignages ; - analyse des causes ; - mesures correctives ; - suivi de la reprise ou de l’aménagement du poste. Ce dossier doit être strictement limité aux personnes habilitées. --- ## 10 — Convention collective, accords et représentation du personnel - convention collective applicable ; - mises à jour et avenants ; - accords d’entreprise ; - décisions unilatérales ; - notes de service ; - preuve de remise ou d’information aux salariés ; - élections du CSE, si applicables ; - procès-verbaux ; - convocations et consultations ; - registre des questions et réponses. Pour une entreprise de cinq salariés, le CSE n’est en principe pas obligatoire uniquement en raison de l’effectif ; surveillez toutefois l’évolution de l’effectif et les éventuelles obligations de représentation. --- ## 11 — Discipline et ruptures Créer un dossier séparé par procédure : - signalement initial ; - chronologie des faits ; - pièces justificatives ; - témoignages ; - convocations ; - comptes rendus d’entretien ; - courrier de sanction ; - échanges contradictoires ; - documents de rupture ; - preuve des remises et envois. Ne mélangez pas les versions préparatoires et les documents effectivement remis au salarié. Ne datez jamais rétroactivement une pièce. --- ## 12 — Mutuelle, prévoyance et avantages sociaux - contrats collectifs ; - actes de mise en place ; - notices d’information ; - dispenses d’adhésion ; - bulletins d’adhésion ; - justificatifs de remise ; - appels de cotisations ; - échanges avec les organismes ; - portabilité à la rupture. --- ## 13 — Formations, compétences et habilitations - plan de formation ; - demandes et convocations ; - conventions ; - feuilles d’émargement ; - attestations ; - habilitations ; - autorisations de conduite ; - formations sécurité ; - évaluations et renouvellements. --- ## 14 — Urssaf, fiscalité et comptabilité - courriers et contrôles Urssaf ; - réponses et pièces communiquées ; - mises en demeure et contestations ; - déclarations fiscales ; - TVA ; - impôt sur les sociétés ; - livres et pièces comptables ; - factures ; - justificatifs bancaires ; - échanges avec l’expert-comptable. Les documents fiscaux et comptables obéissent à des durées différentes selon leur nature. Il faut donc tenir un tableau spécifique plutôt qu’appliquer une durée unique à tout le dossier. --- ## 15 — RGPD et données personnelles - registre des activités de traitement ; - information des salariés et candidats ; - politique de confidentialité ; - procédures d’exercice des droits ; - contrats de sous-traitance contenant des données ; - habilitations d’accès ; - registre des violations de données ; - politique de conservation et de suppression ; - analyse des risques ; - sauvegardes et mesures de sécurité. Séparez les documents RH, les données médicales, les pièces disciplinaires et les données de recrutement. L’accès doit être limité selon les fonctions. --- ## 16 — Contrats informatiques et prestataires - contrats de maintenance ; - hébergement et sauvegarde ; - logiciels RH et paie ; - contrats de sous-traitance ; - clauses de confidentialité ; - clauses RGPD ; - attestations d’assurance ; - procédures de restitution des données ; - procès-verbaux de recette ou de fin de prestation. --- ## Tableau de conservation à créer Pour chaque type de document, ajoutez ces colonnes : | Document | Obligatoire / recommandé | Responsable | Accès | Date de départ | Durée applicable | Date de destruction | |---|---|---|---|---|---|---| | Contrat salarié | Obligatoire | RH/direction | Restreint | Embauche | À vérifier selon le document | À calculer | | Bulletin de paie | Obligatoire | Paie | Restreint | Émission | À vérifier | À calculer | | DUERP | Obligatoire | Direction | Direction/RH | Chaque version | À vérifier | À calculer | | Contrat prestataire | Selon le contrat | Direction | Restreint | Signature | Contrat + litige éventuel | À calculer | ### Priorité pratique Commencez par : 1. sécuriser les dossiers salariés et la paie ; 2. reconstituer les horaires et absences ; 3. vérifier le DUERP et la santé-sécurité ; 4. centraliser les documents Urssaf et DSN ; 5. établir le tableau de conservation ; 6. mettre en place une sauvegarde chiffrée et un contrôle d’accès. Pour un classement fiable, il faut ensuite vérifier séparément les durées applicables aux documents sociaux, fiscaux, comptables, RGPD et conventionnels : elles ne sont pas toutes identiques.